リモートワーク

リモートワークでWeb会議をスムーズに進める12のコツ

私たちは、リモートワークで18年間、Webシステム開発をしています。

自宅に居ながら、社内・社外の方と
リモートで毎日、打ち合わせをしていて、

これまで、スカイプ、Chatwork、Zoom など、
お客様の環境に応じて、いろいろなWeb会議ツールを利用してきました。

話の進め方、声のトーン、相づちのタイミング、
対面よりも、影響が大きいので、

これまで社内で話し合ってきた、Web会議のコツをご紹介します。

「事前準備」

1)Web会議ツールは、事前に必ず接続テストしておく

自分が使った事のないツールはもちろん、
久しぶりに使う場合や
パソコンを新しくて、ソフトをインストールしていない、など
必ず、事前に接続テストをしておきましょう。

打ち合わせが始まってから、ソフトのダウンロードが始まったりすると、
お客様をお待たせしてしまいます。

久しぶりに使うと、ソフトのバージョンが上がっていて
操作方法がわからない・・・なんてことも。

もし、当日、パソコンがうまく動かなくても、
スマホから接続できる場合もあるので
アプリも確認しておくと安心です。

2)前日までに議題を共有しておく

これは会議の基本だと思いますが、
議題のリストだけでも、共有しておきましょう。

打ち合わせの「全体像」をお互いに理解しておく事で、
時間内に効率よく話を進める事ができます。

話す側は、途中で質問が出たり、話が脱線しても
次に話す内容が確認できるので、安心です。

聞く側は、あと、どれぐらい話が残っているのか把握できるので
質問タイミングもとりやすいと思います。

定例ミーティングの場合は、「次回の日程決め」もリストに入れています。

口頭だけでは伝わりにくい事は、画面キャプチャや図を入れた資料を作成し、
事前にお知らせしておきます。
番号は必ず入れて、会議中に、全員が同じ項目を見ているか、確認しながら進めます。

お客様から、事前に資料を頂いた場合は、
よく読んで、質問を整理しておきましょう。

「前日までに」とは理想で、会議の直前に資料が届くこともあります。
打ち合わせ数分前までメールチェックしておくとよいです

3)社内で、話す人と、記録する人を決めておく

社内の参加者が何人かいる場合は、話す人と、記録する人を決めておくと良いです。
記録係がいると、話に集中できますし、聞き漏れが防げます。

4)Web会議の5分前には着席、ソフトやマイクの準備をする

Web会議ソフトはもちろん、エクセルや、Webサイトなど、
必要な資料はすべて、開いた状態にしておきます。

逆に、不必要なファイルは閉じます。

打ち合わせでは、話をしたり、聞いたり、資料を見たり、
同時に複数の作業をしながら進行するので、
ファイルが見つからない、などがあると、会議に集中できません。

5)紙とペンも用意しておく

なんと言っても、紙は、サッと書けるのがメリット。
いつもは紙に書かない派でも、あると便利です。

「会議がはじまったら」

6)話さない人はミュートにする

外出先や、オープンな打ち合わせ場所など、
周りの音が入りやすい環境なら、聞くときはミュートにしましょう。
マイクが雑音を拾ってしまい、相手はとても聞きづらく、ストレスが高まります。

記録係の人も、キーボードの音が入りやすいので、
ミュートにしておくと、安心です。

7)語尾に「!」をつけて、ハキハキ話す

「よく考えて、話そう」
と、思ったことはありませんか?

特に、音声だけの打ち合わせの場合、
相手には、考え中であることは、
全く伝わりません。

職業柄、ITエンジニアの方と、打ち合わせすることが多いのですが
すごく考えながら話してる、と思われる場面が多いです。

考えながら話すと・・・
「声が小さくなる」
「自信なさげに聞こえる」

というデメリットに繋がりやすいです。

歯切れの良さ = 信頼感

だったりするので、

「ハキハキ感」は「演出」する必要があります。

コツは、語尾に「!」をつけて話す、です。

「ありがとうございます!」
「承知しました!」
「後ほど調査いたします!」

こういう感じで、ときどきハキハキすると良いです。

ちょっと恥ずかしいかもしれませんが、
お仕事の為ですから頑張りましょう。

8)声を張って「やる気」を伝える

意外と、みなさん声が出てないです。
(特に女性の方)

Web会議では、声は「2割増し」で出しましょう。

声圧 = やる気 

だと思ってください。

元気のない人に説明されるより、
張りのある、やる気のありそうな声の方が、
説得力があります。

安心して仕事をお任せいただけるよう
声の大きさも、意識してみてください。

9)相づちを「声」でうつ

リモート会議では、「声」で相づちをうつのは
とても重要です。

「聞いてますよ。わかってますよ。」

と相手に安心してもらえるからです。

ただし、何人もの人が同時に「はい」「はい」言うと
うるさいかもしれません。

わたし達は、社内で、誰が、相づちをうつか、
あるいは、かぶってもいいから、全員でするか、など
事前に話したりします。

打ち合わせ参加者が少ない場合は、
積極的に、相手のフレーズが終わるたびに、
「はい。」「はい。」と
アピールしていいと思います。

ケースバイケースだと思いますが、
Web会議において「相づち」について
考えてみることは、大事だと思います。

10)分からない事は、素直に、その場で聞く

もやっとしたことは、「その会議」で聞くのが一番です。

あとでメールで質問など、書き方に悩んだ挙げ句
伝わらなかったり、もやもや倍増の元凶です。
時間もかかりますし。

11)「にこやか」を「声」で表現する

人同士の会話なので、「明るい」「にこやか」「素直」は好印象のポイントです。

声のトーンは、少し高めに。
そして感謝の気持ちを、「有難うございます!」の言葉で表現しましょう。
「笑い声」も場を和ませます。

声に注意すれば、表情はおのずと明るくなります。

キーボードばかりに集中して、
眉間のシワばかりが映る、ということがないように。

12)自分の癖を知る

最後に、自分の話し方の癖、聞いたことありますか?

わたしの場合は・・・

「人が話している途中に、被せて話してるよ」

というものでした。
社内で言われて、初めて知りました。

一生懸命やってたつもりでしたが・・・

自分では、気が付かないものなので、
聞ける人がいるなら、チェックしてもらうとよいです。