リモートワーク

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その2)

前回、リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その1)では、
リモートワークでは、文章力をアップしないと、仕事がなくなるかも!
と書きました。

では、いったい、どうしたらいいのか?

まずは、大前提となる、
「考え方」について、
社内で話し合ったことをまとめました。



「欲しい」情報を、「楽」に読めないと、伝わらない

自分が読む立場なら、
「知っておかねばならない情報」を
「サクッと」読みたい。

「スーー」っと頭に入って欲しい。

資料が細かすぎる
全体像が見えない
言葉の定義がいまいち不明

こういう文章だと、

質問しないと理解できなかったり、
適当に解釈して、ズレてたり、

1回でスムーズに終わらないので、疲れます。

「楽に」しかも「自分に必要な情報だけ」読みたい。
きっと、みんなそうだと思います。

自分と上司の視点は「真逆」

業務報告で、自分と上司の目的を考えてみます。

自分
・できるだけ時間をかけずに書きたい。
・作業を知らせる。
・どちらの案で進むか判断して欲しい。
・わからない事があるので聞きたい。

上司
・サクッと状況を把握したい。
・簡単に様子を知りたい。

なんとなく書いている業務報告も、
書く側と読む側は、
違うことを考えています。

自分と相手の視点は、
「鏡みたいに、逆」


というのが、私のイメージ。
鏡に映ると反対に見えるように。

だから「翻訳」が必要。
書いている言葉を、ひっくり返していく。

そんな感覚で書くとよいかなと思います。

ビジネス文章は相手にアクションしてもらうために書く

業務報告は、ただ、作業を知らせるもの?
では、ありません。

「相手のアクションまで考える」と、
「筋が通ったわかりやすい文章」

にもなります。

仕事の文章は、どんなに簡単なものでも、
相手に、
「〇〇して欲しい」
「〇〇と思ってもらいたい」

という目的を、
しっかりイメージしておく必要があります。

これが明確でないと、相手は、
「どうして欲しいのだろう?」
と、不安になります。

簡単でいいので、
「A案かB案か判断しもらいたい」
「次の案件を指示してほしい」
「問題ないので安心してほしい」
など、目的を明確に。

書いてから見直すときに
目的を意識すると
「筋が通っている」か、のチェックにもなります。

どんな「印象」を持ってもらいたい?

「相手にどんな印象を持ってもらいたいのか」

これは、実に奥深い問いかけです。

私たちは、大前提に立ち戻って考えてみました。
「なぜ仕事を依頼してもらっているのか」
「どんな事をメリットと感じてほしいか」

お客様に持ってもらいたい理想の印象
・依頼に沿ったものを、期日までに納品
・間違った思いこみで作業しない
・ノウハウがなくても、段階を踏んで進捗
・あいまいな指示でも、整理しながら進捗
・報告をきちんとしてくれる
・不明点はすぐに質問してクリア
・やりとりで微妙なストレスがない

一言でいうと、
「安心して仕事を任せられる」
(と思ってもらいたい)

だから、業務報告でも、
「安心感」が伝わるようにしたい。
という結論になりました。

では、具体的にどうしたらいいのか。

安心というのは漠然としているので、
逆に「不安」になる要素を取り除いたらいいのでは。

ということで、
読んだときに感じる
「違和感」「ひっかかり」
を手がかりに、文章の改善案を考えてみました。


リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その3)へつづく

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