リモートワーク

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その3)

前回、リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その2)では、
大前提となる、「考え方」について、社内で話し合ったことをと書きました。

今回は、より具体的に、7つのコツにまとめました。


1.「結論」を先に持ってくる

結論を知ってから、説明を読むと、
頭に入りやすいです。


長々と難しい説明が続いて、
結論が見えないと、
暗闇を手探りで歩くようなもので
落ち着きません。

書き方の順番のコツは、
1.報告する内容を全部書き出す。
2.この作業の依頼内容を、思い出す。
(質問を受けて調査した場合は、質問内容を確認する)
3.依頼内容に沿った受け答えになるよう、文章を調整する。
4.結論(回答など)を先頭に書く。

作業に集中しすぎて、本題からズレていないか、
ということも含めて、見直すとよいと思います。

2.「簡潔」すぎるはダメ

「簡潔に書け」とよく言われますが
エンジニアさんの、「簡潔すぎる文章」に、
こんなものがありました。

<実際にあった、社内での業務報告の例>
ファイル1 (月末計上用):試験完了(★を除く)

単語が並んでいる
文章になっていない
記号が多い

作業した人は、頭の中がすっかり整理されているので、
「簡潔」に書いたんだと思います。

でも、読んだ人は、
「ファイル1は、試験完了したのね」
「★ってなんだ?」と、
頭の中で文字を補完して、読むことになります。
                          
ファイル1 (月末計上用)の試験を完了しました。

簡潔にというよりは、
「手短に話すように書く」
ぐらいが、いいと思います。

その方が、
スーーっと入ってきます。

3.同じ言葉を繰り返さない

先程の例には続きがあって、
ファイル1 (月末計上用):試験完了(★を除く)
ファイル2 (15日計上用):試験完了(★を除く)
ファイル3 (20日計上用):試験完了(★を除く)                 

視覚的に、同じ言葉があると、ちょっとくどく感じます。

ファイル1、2、3 の試験を完了しました。

さらっと、読みやすく。
あまり、律儀に書かなくて大丈夫です。

4.記号を使わない

記号は、人によって使い方が微妙に違います。
ルールがあるようで、ありません。

そもそも、しゃべる時には記号は使いませんよね。
「記号は使わない」ぐらいに思って書くと
「ささいな違和感」もなくなります。

記号を削除して、特に問題がなければ、
そもそも不要だったんだ、と気がつきます。

記号を、使わなかったらどうなるか?
を考えるのも、文章力のアップになると思います。

5.「ひらがな」を入れる

以前の仕事で、とても読みやすい文章を書く人がいました。

なぜ、読みやすいのか考えてみると、        
・話すような感じ
・ひらがなが入っている

                        
<例えばこんな感じ>
予定より早いですが、○○改修、完了しました。

追加した箇所は
・XXX
・XXX

また、
・XXX
・XXX

こちらも改修しましたのでご確認お願いします。

ふつーーーーなんです。
見本にするほどでも、ないかもしれません。

で、気がつきました。
「話すような感じが、読みやすさのポイント」
だったんです。

社外の目上の方など、
話すように書きにくい場合は、
「ひらがな」に注目するといいです。

適度なひらがなは、文を柔らかくしてくれるので、
堅苦しくなり過ぎず、読みやすくなります。

6.視線の流れを意識する

<わるい例>
ファイル1 (月末計上用):試験完了(★を除く)
ファイル2 (15日計上用):試験完了(★を除く)
ファイル3 (20計上用):試験完了(★を除く)
★:追加修正依頼分に関わる箇所(質問事項1,2をご参照ください)

1行目を読んで、★へ視線を飛ばし、
さらに、「質問事項1,2」を探し、
また2行目に戻る。

「視線を行ったり来たり」は、
読むのに疲れます。


自分で書いたものを、読んでみて、
「視線の動き」もチェックしましょう。

7.相手からみた「情報の優先順位」を考える

エンジニアの習性:もれなく、ダブりなく、情報を網羅しておきたい。
上司:ポイントだけ知りたい。

そもそも、
必要な情報は、立場や状況によって違います。

両方の希望を叶えるには、
情報の見せ方を工夫する必要があります。

見せる相手にとって、優先順位の高い情報を、
・先頭にもってくる。
・強調する(資料なら大きな文字、赤字、など)
・詳細は、別ページや、後ろの方に持っていく。(必要な場合だけ読む)
・変更点だけ、黄色にする、または抜粋する。(そこだけ読めばいい)

自分たちに必要な情報は、
「システム情報」などとして、
後ろに持っていく、
あなたは読まなくていいですよ、と、区別する。

全体の情報量は同じでも、
「相手の読むべき情報」は少なくできます。


いかに、「相手が欲しい情報」を「楽」に読んでもらえるか。

相手の「優先順位」を考えると、伝わりやすくなります。

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その4)へつづく

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