リモートワーク

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その4)

前回、リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その3)では、
具体的な文章の改善方法を、7つのコツにまとめました。

今回は、番外編3つです。


1.「相手の言葉」を拾う

言葉や単語の使い方やイメージは、人によって様々です。

開発者同士でも、会社によって、文化が違っていて
それぞれに、よく使うフレーズがあったりします。

技術を知っている人と、
知らない人とでは
言葉そのものが通じないことも。

意味は、なんとなくわかっても、
いつも使わない言葉は、
違和感を感じます。


文章で、やりとりが始まったら、
「相手が使う言葉」「フレーズ」
に注目します。
            
「相手の言葉」を使って書くと、
技術的な理解度のレベル感も、
合わせられるようになります。

自分が投げた言葉に、
素直に返信が返ってくると、
(こちらの言葉を使って返信してくれると)
わかりやすく感じます。

2.答えやすい質問を考える

3つの案があり、どれで進めるか指示が欲しいとき。

A案は、現実的。
B案は、面倒で、時間もかかる。
C案は、非現実的。

<わるい例>
A案とB案とC案を同列で並べて説明。
どの案で進めたらいいですか?

情報の重みがないと
答える方は、
「えっと」
「とりあえず、それぞれについて、よく考えないと」
と、時間がかかってしまいます。

お伺いを立てるだけでなく、
自分の考えも伝えましょう。


「A案が良いと思うので、進めてよろしいでしょうか?」
「B案は、かなり時間がかかりそうです。」
など。

答える方も、
判断材料があると、
早めにレスポンスしやすいと思います。

漠然と、よくわからないことがある場合も、

「○○について教えてください」
と、質問すると

答える方は、
「えっと、どれぐらいのレベルで伝えたらいいかな、資料作らないといけないな」
となり、時間がかかりがちです。

「○○は、△△ということで、合っていますでしょうか?」

想像でもいいので、具体的に、質問するとよいです。

「全然違う」
なり、すぐに答えがもらいやすい。

わからないから、質問するわけですが、
回答を想像する練習は、
仕事の時短にもつながります。

3.集中したまま、書かない

心理学で「トンネリング」という言葉があります。
作業に集中すると、他のことに意識が回らなくなる状態。
集中力はアップしますが、視野が狭くなります。

コードを書いている時は、まさに「トンネリング」状態。
とても集中しています。
だから、相手の視点が見えないのは、当たり前。
自分のせいではありません。

トンネルから脱出するには
コーヒーブレイクする、
人と話す、
など、ホット一息つくのがよいです。

夕方、時間ギリギリになると、余裕がなくなるので、
15時には、一旦、作業報告を書く、
(終わってないけど想像する)
という工夫もあります。

結局、コミュニケーションは、キャッチボール

文章のやりとりも、
相手の反応をみて、想像力を鍛え、
慣れていくしかないかな、と思います。

場数がものを言うので、
リモートワークをすると、
自ずと、文章力は鍛えられるかもしれません。

「笑顔」と同じ効果を
文章でもお伝えできたら

理想だな、思います。




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