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リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その4)

前回、リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その3)では、
具体的な文章の改善方法を、7つのコツにまとめました。

今回は、番外編3つです。


1.「相手の言葉」を拾う

言葉や単語の使い方やイメージは、人によって様々です。

開発者同士でも、会社によって、文化が違っていて
それぞれに、よく使うフレーズがあったりします。

技術を知っている人と、
知らない人とでは
言葉そのものが通じないことも。

意味は、なんとなくわかっても、
いつも使わない言葉は、
違和感を感じます。


文章で、やりとりが始まったら、
「相手が使う言葉」「フレーズ」
に注目します。
            
「相手の言葉」を使って書くと、
技術的な理解度のレベル感も、
合わせられるようになります。

自分が投げた言葉に、
素直に返信が返ってくると、
(こちらの言葉を使って返信してくれると)
わかりやすく感じます。

2.答えやすい質問を考える

3つの案があり、どれで進めるか指示が欲しいとき。

A案は、現実的。
B案は、面倒で、時間もかかる。
C案は、非現実的。

<わるい例>
A案とB案とC案を同列で並べて説明。
どの案で進めたらいいですか?

情報の重みがないと
答える方は、
「えっと」
「とりあえず、それぞれについて、よく考えないと」
と、時間がかかってしまいます。

お伺いを立てるだけでなく、
自分の考えも伝えましょう。


「A案が良いと思うので、進めてよろしいでしょうか?」
「B案は、かなり時間がかかりそうです。」
など。

答える方も、
判断材料があると、
早めにレスポンスしやすいと思います。

漠然と、よくわからないことがある場合も、

「○○について教えてください」
と、質問すると

答える方は、
「えっと、どれぐらいのレベルで伝えたらいいかな、資料作らないといけないな」
となり、時間がかかりがちです。

「○○は、△△ということで、合っていますでしょうか?」

想像でもいいので、具体的に、質問するとよいです。

「全然違う」
なり、すぐに答えがもらいやすい。

わからないから、質問するわけですが、
回答を想像する練習は、
仕事の時短にもつながります。

3.集中したまま、書かない

心理学で「トンネリング」という言葉があります。
作業に集中すると、他のことに意識が回らなくなる状態。
集中力はアップしますが、視野が狭くなります。

コードを書いている時は、まさに「トンネリング」状態。
とても集中しています。
だから、相手の視点が見えないのは、当たり前。
自分のせいではありません。

トンネルから脱出するには
コーヒーブレイクする、
人と話す、
など、ホット一息つくのがよいです。

夕方、時間ギリギリになると、余裕がなくなるので、
15時には、一旦、作業報告を書く、
(終わってないけど想像する)
という工夫もあります。

結局、コミュニケーションは、キャッチボール

文章のやりとりも、
相手の反応をみて、想像力を鍛え、
慣れていくしかないかな、と思います。

場数がものを言うので、
リモートワークをすると、
自ずと、文章力は鍛えられるかもしれません。

「笑顔」と同じ効果を
文章でもお伝えできたら

理想だな、思います。




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リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その4)



リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その3)

前回、リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その2)では、
大前提となる、「考え方」について、社内で話し合ったことをと書きました。

今回は、より具体的に、7つのコツにまとめました。


1.「結論」を先に持ってくる

結論を知ってから、説明を読むと、
頭に入りやすいです。


長々と難しい説明が続いて、
結論が見えないと、
暗闇を手探りで歩くようなもので
落ち着きません。

書き方の順番のコツは、
1.報告する内容を全部書き出す。
2.この作業の依頼内容を、思い出す。
(質問を受けて調査した場合は、質問内容を確認する)
3.依頼内容に沿った受け答えになるよう、文章を調整する。
4.結論(回答など)を先頭に書く。

作業に集中しすぎて、本題からズレていないか、
ということも含めて、見直すとよいと思います。

2.「簡潔」すぎるはダメ

「簡潔に書け」とよく言われますが
エンジニアさんの、「簡潔すぎる文章」に、
こんなものがありました。

<実際にあった、社内での業務報告の例>
ファイル1 (月末計上用):試験完了(★を除く)

単語が並んでいる
文章になっていない
記号が多い

作業した人は、頭の中がすっかり整理されているので、
「簡潔」に書いたんだと思います。

でも、読んだ人は、
「ファイル1は、試験完了したのね」
「★ってなんだ?」と、
頭の中で文字を補完して、読むことになります。
                          
ファイル1 (月末計上用)の試験を完了しました。

簡潔にというよりは、
「手短に話すように書く」
ぐらいが、いいと思います。

その方が、
スーーっと入ってきます。

3.同じ言葉を繰り返さない

先程の例には続きがあって、
ファイル1 (月末計上用):試験完了(★を除く)
ファイル2 (15日計上用):試験完了(★を除く)
ファイル3 (20日計上用):試験完了(★を除く)                 

視覚的に、同じ言葉があると、ちょっとくどく感じます。

ファイル1、2、3 の試験を完了しました。

さらっと、読みやすく。
あまり、律儀に書かなくて大丈夫です。

4.記号を使わない

記号は、人によって使い方が微妙に違います。
ルールがあるようで、ありません。

そもそも、しゃべる時には記号は使いませんよね。
「記号は使わない」ぐらいに思って書くと
「ささいな違和感」もなくなります。

記号を削除して、特に問題がなければ、
そもそも不要だったんだ、と気がつきます。

記号を、使わなかったらどうなるか?
を考えるのも、文章力のアップになると思います。

5.「ひらがな」を入れる

以前の仕事で、とても読みやすい文章を書く人がいました。

なぜ、読みやすいのか考えてみると、        
・話すような感じ
・ひらがなが入っている

                        
<例えばこんな感じ>
予定より早いですが、○○改修、完了しました。

追加した箇所は
・XXX
・XXX

また、
・XXX
・XXX

こちらも改修しましたのでご確認お願いします。

ふつーーーーなんです。
見本にするほどでも、ないかもしれません。

で、気がつきました。
「話すような感じが、読みやすさのポイント」
だったんです。

社外の目上の方など、
話すように書きにくい場合は、
「ひらがな」に注目するといいです。

適度なひらがなは、文を柔らかくしてくれるので、
堅苦しくなり過ぎず、読みやすくなります。

6.視線の流れを意識する

<わるい例>
ファイル1 (月末計上用):試験完了(★を除く)
ファイル2 (15日計上用):試験完了(★を除く)
ファイル3 (20計上用):試験完了(★を除く)
★:追加修正依頼分に関わる箇所(質問事項1,2をご参照ください)

1行目を読んで、★へ視線を飛ばし、
さらに、「質問事項1,2」を探し、
また2行目に戻る。

「視線を行ったり来たり」は、
読むのに疲れます。


自分で書いたものを、読んでみて、
「視線の動き」もチェックしましょう。

7.相手からみた「情報の優先順位」を考える

エンジニアの習性:もれなく、ダブりなく、情報を網羅しておきたい。
上司:ポイントだけ知りたい。

そもそも、
必要な情報は、立場や状況によって違います。

両方の希望を叶えるには、
情報の見せ方を工夫する必要があります。

見せる相手にとって、優先順位の高い情報を、
・先頭にもってくる。
・強調する(資料なら大きな文字、赤字、など)
・詳細は、別ページや、後ろの方に持っていく。(必要な場合だけ読む)
・変更点だけ、黄色にする、または抜粋する。(そこだけ読めばいい)

自分たちに必要な情報は、
「システム情報」などとして、
後ろに持っていく、
あなたは読まなくていいですよ、と、区別する。

全体の情報量は同じでも、
「相手の読むべき情報」は少なくできます。


いかに、「相手が欲しい情報」を「楽」に読んでもらえるか。

相手の「優先順位」を考えると、伝わりやすくなります。

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その4)へつづく

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リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その4)



リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その2)

前回、リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その1)では、
リモートワークでは、文章力をアップしないと、仕事がなくなるかも!
と書きました。

では、いったい、どうしたらいいのか?

まずは、大前提となる、
「考え方」について、
社内で話し合ったことをまとめました。



「欲しい」情報を、「楽」に読めないと、伝わらない

自分が読む立場なら、
「知っておかねばならない情報」を
「サクッと」読みたい。

「スーー」っと頭に入って欲しい。

資料が細かすぎる
全体像が見えない
言葉の定義がいまいち不明

こういう文章だと、

質問しないと理解できなかったり、
適当に解釈して、ズレてたり、

1回でスムーズに終わらないので、疲れます。

「楽に」しかも「自分に必要な情報だけ」読みたい。
きっと、みんなそうだと思います。

自分と上司の視点は「真逆」

業務報告で、自分と上司の目的を考えてみます。

自分
・できるだけ時間をかけずに書きたい。
・作業を知らせる。
・どちらの案で進むか判断して欲しい。
・わからない事があるので聞きたい。

上司
・サクッと状況を把握したい。
・簡単に様子を知りたい。

なんとなく書いている業務報告も、
書く側と読む側は、
違うことを考えています。

自分と相手の視点は、
「鏡みたいに、逆」


というのが、私のイメージ。
鏡に映ると反対に見えるように。

だから「翻訳」が必要。
書いている言葉を、ひっくり返していく。

そんな感覚で書くとよいかなと思います。

ビジネス文章は相手にアクションしてもらうために書く

業務報告は、ただ、作業を知らせるもの?
では、ありません。

「相手のアクションまで考える」と、
「筋が通ったわかりやすい文章」

にもなります。

仕事の文章は、どんなに簡単なものでも、
相手に、
「〇〇して欲しい」
「〇〇と思ってもらいたい」

という目的を、
しっかりイメージしておく必要があります。

これが明確でないと、相手は、
「どうして欲しいのだろう?」
と、不安になります。

簡単でいいので、
「A案かB案か判断しもらいたい」
「次の案件を指示してほしい」
「問題ないので安心してほしい」
など、目的を明確に。

書いてから見直すときに
目的を意識すると
「筋が通っている」か、のチェックにもなります。

どんな「印象」を持ってもらいたい?

「相手にどんな印象を持ってもらいたいのか」

これは、実に奥深い問いかけです。

私たちは、大前提に立ち戻って考えてみました。
「なぜ仕事を依頼してもらっているのか」
「どんな事をメリットと感じてほしいか」

お客様に持ってもらいたい理想の印象
・依頼に沿ったものを、期日までに納品
・間違った思いこみで作業しない
・ノウハウがなくても、段階を踏んで進捗
・あいまいな指示でも、整理しながら進捗
・報告をきちんとしてくれる
・不明点はすぐに質問してクリア
・やりとりで微妙なストレスがない

一言でいうと、
「安心して仕事を任せられる」
(と思ってもらいたい)

だから、業務報告でも、
「安心感」が伝わるようにしたい。
という結論になりました。

では、具体的にどうしたらいいのか。

安心というのは漠然としているので、
逆に「不安」になる要素を取り除いたらいいのでは。

ということで、
読んだときに感じる
「違和感」「ひっかかり」
を手がかりに、文章の改善案を考えてみました。


リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その3)へつづく

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リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その1)

「何回も書き直しをして、業務が終わらない」
「わかりやすく書いたのに、伝わらない」
「話が噛み合わず、やりとりの往復がとまらない」
こんなモヤモヤ、ありませんか?

私たちは、社員全員がリモートワーク。
特に社外の方とのやりとりで
悩むことが多いです。

リモートワークは文章でコミュニケーションが成り立つ

ちなみに、私たちの毎日はこんな感じです。

チャットにて、
「おはようございます。作業開始します。」
「郵便局に行くので、30分ほど席外します」
「子どもを迎えに行ってきます」
「本日終了します。」

2001年から、全社員・完全リモートワークで
Webシステム開発を行ってきました。

リモートワークは、対面より圧倒的に
「文章でのコミュニケーション」
が必要なのです。


コミュニケーションは、技術力と同じぐらい重要

2016年の社員旅行で、仕事の課題を付箋に書きまくって、
ブレストしたことがあります。

貼られた付箋を仕分けてみると、
「人」と「技術」に関係するものが、ちょうど半々でした。
                            
人に関わる課題とは、ずばり、コミュニケーションの問題 。
                    
前向きに考えれば、
「コミュニケーションを改善すれば、
技術力をアップするのと同じぐらい効果がある!」


付箋の量の多さを見て、みんなで実感しました。



わかりやすく書こうとすると、時間がかかる

コミュニケーション(私たちの場合は主にテキスト)は大事だとわかっていても、
すぐに上手にできません。

お客様に、毎日、簡単な業務報告を書いていたAさん。

わかりやすく書けているか、社内で相談すると、作業内容にまで意見を言われ、
いつまでたっても、まとまらず・・・
書いている途中に子どもを迎えに行く時間になって、一旦中断。
もどってきて続きを書いて、
結局2時間ぐらいかかってしまった。

そもそも、読んでもらえない、こともある

お客様に、システム仕様の説明資料をエクセルで書いていたBさん。

時間をかけて、図解して、丁寧に説明を書いていたが、
どうも、伝わっていないと思ったら
スクロールが必要な箇所は、
全く読まれてなかった・・・

文章力をアップしないと、仕事がなくなるかも!

リモートワークでは、
「文章力=コミュニケーション力」


お客様が、仕事の依頼をする時の
判断材料にもなるのです。

リモートワークでチーム開発するときも
文章力は欠かせません。

リモートワーカーにとって
文章力の問題は、
とても、切実なのです。

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く(その2)へつづく

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