リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く（その３） | リモートワーク

前回、リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く（その２）では、
大前提となる、「考え方」について、社内で話し合ったことをと書きました。

今回は、より具体的に、７つのコツにまとめました。

１．「結論」を先に持ってくる

結論を知ってから、説明を読むと、
頭に入りやすいです。

長々と難しい説明が続いて、
結論が見えないと、
暗闇を手探りで歩くようなもので
落ち着きません。

書き方の順番のコツは、
１．報告する内容を全部書き出す。
２．この作業の依頼内容を、思い出す。
（質問を受けて調査した場合は、質問内容を確認する）
３．依頼内容に沿った受け答えになるよう、文章を調整する。
４．結論（回答など）を先頭に書く。

作業に集中しすぎて、本題からズレていないか、
ということも含めて、見直すとよいと思います。

２．「簡潔」すぎるはダメ

「簡潔に書け」とよく言われますが
エンジニアさんの、「簡潔すぎる文章」に、
こんなものがありました。

＜実際にあった、社内での業務報告の例＞
ファイル1 （月末計上用）：試験完了（★を除く）

単語が並んでいる
文章になっていない
記号が多い

作業した人は、頭の中がすっかり整理されているので、
「簡潔」に書いたんだと思います。

でも、読んだ人は、
「ファイル１は、試験完了したのね」
「★ってなんだ？」と、
頭の中で文字を補完して、読むことになります。

ファイル1 （月末計上用）の試験を完了しました。

簡潔にというよりは、
「手短に話すように書く」
ぐらいが、いいと思います。

その方が、
スーーっと入ってきます。

３．同じ言葉を繰り返さない

先程の例には続きがあって、
ファイル1 （月末計上用）：試験完了（★を除く）
ファイル2 （15日計上用）：試験完了（★を除く）
ファイル3 （20日計上用）：試験完了（★を除く）

視覚的に、同じ言葉があると、ちょっとくどく感じます。

ファイル1、2、3 の試験を完了しました。

さらっと、読みやすく。
あまり、律儀に書かなくて大丈夫です。

４．記号を使わない

記号は、人によって使い方が微妙に違います。
ルールがあるようで、ありません。

そもそも、しゃべる時には記号は使いませんよね。
「記号は使わない」ぐらいに思って書くと
「ささいな違和感」もなくなります。

記号を削除して、特に問題がなければ、
そもそも不要だったんだ、と気がつきます。

記号を、使わなかったらどうなるか？
を考えるのも、文章力のアップになると思います。

５．「ひらがな」を入れる

以前の仕事で、とても読みやすい文章を書く人がいました。

なぜ、読みやすいのか考えてみると、
・話すような感じ
・ひらがなが入っている

＜例えばこんな感じ＞
予定より早いですが、○○改修、完了しました。

追加した箇所は
・XXX
・XXX

また、
・XXX
・XXX

こちらも改修しましたのでご確認お願いします。

ふつーーーーなんです。
見本にするほどでも、ないかもしれません。

で、気がつきました。
「話すような感じが、読みやすさのポイント」
だったんです。

社外の目上の方など、
話すように書きにくい場合は、
「ひらがな」に注目するといいです。

適度なひらがなは、文を柔らかくしてくれるので、
堅苦しくなり過ぎず、読みやすくなります。

６．視線の流れを意識する

＜わるい例＞
ファイル1 （月末計上用）：試験完了（★を除く）
ファイル2 (15日計上用）：試験完了（★を除く）
ファイル3 （20計上用）：試験完了（★を除く）
★：追加修正依頼分に関わる箇所（質問事項1,2をご参照ください）

１行目を読んで、★へ視線を飛ばし、
さらに、「質問事項1,2」を探し、
また２行目に戻る。

「視線を行ったり来たり」は、
読むのに疲れます。

自分で書いたものを、読んでみて、
「視線の動き」もチェックしましょう。

７．相手からみた「情報の優先順位」を考える

エンジニアの習性：もれなく、ダブりなく、情報を網羅しておきたい。
上司：ポイントだけ知りたい。

そもそも、
必要な情報は、立場や状況によって違います。

両方の希望を叶えるには、
情報の見せ方を工夫する必要があります。

見せる相手にとって、優先順位の高い情報を、
・先頭にもってくる。
・強調する（資料なら大きな文字、赤字、など）
・詳細は、別ページや、後ろの方に持っていく。（必要な場合だけ読む）
・変更点だけ、黄色にする、または抜粋する。（そこだけ読めばいい）

自分たちに必要な情報は、
「システム情報」などとして、
後ろに持っていく、
あなたは読まなくていいですよ、と、区別する。

全体の情報量は同じでも、
「相手の読むべき情報」は少なくできます。

いかに、「相手が欲しい情報」を「楽」に読んでもらえるか。

相手の「優先順位」を考えると、伝わりやすくなります。

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く（その４）へつづく

リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く（その１）
リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く（その２）
リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く（その３）
リモートワークで業務報告を速くわかりやすく書く（その４）